SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD obce Černíky
<br> Obsah: !.Úvodní ustanovení El.Příjem a evidence dokumentů iIl.Oběh a vyřizování dokumentů
<br> Podepisování dokumentů a užití razítek Ukládání a ochrana dokumentů
<br> Vyřazování a skartace dokumentů
<br> Vedení spisové služby v mimořádných situacích
<br> VIII.Závěrečná ustanovení
<br> Spisový a skartačni plán obce Černíky Dokumenty,které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie Vzor skartačního návrhu
<br> I.Uvodní ustanovení
<br> Spisový řádje závazný pro Obecní úřad Čemíky.Je vydáván podle ustanovení g 110 odst.4 písm.e) zákona č.128/2000 Sb <.>,o obcích,ve znění pozdějších předpisů a zpracován podle ustanovení 5 66 zákona č.499/2004 Sb.a vyhlášky č.259/2012 Sb <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby,ve znění pozdějších předpisů <.>
<br> Spisový a skartační řád stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení,resp.vzniku,až po vyřazení ve skartačním řízení.Všichni zaměstnanci úřadu,kteří jsou pověřování vyřizováním dokumentů,jsou povinni řídit se pokyny v něm uvedenými a za manipulaci s dokumenty,které vytvořili nebo převzali,jsou zodpovědní.Spisová služba je nedílnou součástíjejich pracovní činnosti <.>
<br> Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých zčinnosti úřadu,popřípadě zčinnosti jeho právních předchůdců,zahrnující jejich řádný příjem,označování,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,vyhotovování,podepisování,opatřování razítkem,odesílání,ukládání,mpůjčování a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br> Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný zámam,at'již v podobě analogové nebo digitální,který je na úřad doručován nebo vzniká z jeho činnosti <.>
<br> Používání razítek upravuje zákon č.68/1990 Sb <.>,o užívání státního znaku a stámí vlajky ČR,ve znění pozdějších předpisů <.>
<br> Il.Příjem a evidence dokumentů
<br> Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy úřadu.Pokud to stanoví zvláštní právní předpis,opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka <.>
<br> Pověřená osoba zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument doručen v digitální podobě,opan'í se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení <.>
<br> Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u dokumentů v digitální podobě velikost-
<br> Evidence příjmu,oběhu a vyřizování dokumentů se provádí v podacím deníku v listinné podobě,který vede pověřená osoba pro celý úřad <.>
<br> Podací deník musí být označen názvem úřadu a rokem,ve kterém byl veden.Zápisy v podacím deníku se číslují pořadové,číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31.prosince každého kalendářního roku.Zbývající prázdné řádky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a omačí slovy „Ukončeno dne 31.prosince číslem jednacím.<.>.“ a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby <.>
<br> Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce,pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značkou zaměstnance.Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidované sběrným archem <.>
<br> Do podacího deniku se zapisují došlé písemnosti a písemnosti vzniklé z činnosti obecního úřadu <.>
<br> Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
<br> a) došlé:
<br> - knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny,pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) <,>
<br> b) vlastní:
<br> - koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
<br> - neschopenky,dovolení-cy,propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců <,>
<br> - dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence
<br> Zápis v podacím deníku obsahuje pořadové číslo dokumentu,datum doručení nebo vzniku vlastního dokumentu,adresu odesílatele (jde—li o dokument vytvořený obecním úřadem,uvede se slovo „vlastní“),počet listů a příloh došlého nebo vlastního dokumentu,věc (stručný obsah dokumentu),způsob vyřízení & přidělení k vyřízení,datum odeslání dokumentu,spisový a skartační znak a skartační lhůtu <.>
<br> III.Oběh a vyřizování dokumentů
<br> Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení zpracovateli a ten potvrdí podpisem jeho převzetí v podacím deníku <.>
<br> Zjisti-lí se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku,že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument,připojí se předchozí dokument k novému dokumentu....