Směrnice o spisovém a skartačním řádu
Č <.>
<br> Obec: Žernov
Adresa: Žernov 112,552 03 Česká Skalice
Směrnici zpracoval: XXXXX XXXXXXXXXX
Směrnici schválil: Mgr.XXXXX XXXXXX
Projednáno a schváleno v ZO:
Datum zpracování: XX.listopad 2007
Směrnice nabývá účinnosti:
<br> Obsah
1.Úvodní ustanovení
2.Příjem dokumentů
3.Evidence dokumentů
4.Vyřizování dokumentů
5.Podepisování dokumentů a užití razítek
6.Odesílání dokumentů
7.Ukládání dokumentů
8.Vyřazování dokumentů
9.Závěrečná ustanovení
<br> Čl.1
Úvodní ustanovení
<br> 1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb.o archivnictví a
spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č.646/2004 Sb.o podrobnostech výkonu
spisové služby <.>
2.Má platnost pro Obecní úřad Žernov (dále jen „úřad“) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance <.>
3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu <,>
popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh <,>
vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto
činností <.>
4.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v podobě
analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
5.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky <.>
6.Základní pojmy:
- spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt
- skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
- spisový znak je znak,vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace
- skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako
archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Pardubicích.Skartační znak „S“ (stoupa) označuje
dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení.Skartační znak „V“ (výběr)
označuje dokument,který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním
znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“ <.>
- skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a
skartačními znaky a lhůtami <.>
<br> - skartační řízení je proces,při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností
bezcenných <.>
<br> Čl.2
Příjem dokumentů
<br> 1.Dokumenty doručené do úřadu přijímá na podatelně pověřená osoba – pracovnice podatelny,která za stav
spisové služby odpovídá <.>
<br> 2.Pracovnice podatelny zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání
v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě
dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je
dokument doručen v digitální podobě,opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení <.>
<br>
<br> 3.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance,předá se
mu neotevřený.Zjistí-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho
dodatečné zaevidování.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové
schránky adresáta,postupuje se obdobně <.>
<br> 4.Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh nebo
počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u dokumentů v digitální podobě velikost <.>
<br> 5.Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného
kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značkou zaměstnance.Pod jedním číslem
jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem <.>
<br> 6.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
<br> a) došlé:
<br> - knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny,pozvánky (mimo
pozvánek na služební jednání),výpisy z účtů <,>
<br> b) vlastní:
<br> - koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
<br> - neschopenky,dovolenky,propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců <,>
<br> - dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl.3 odst.8) <.>
<br> 7.Obálka se u spisu ponechává:
<br> - není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na
obálce
<br> - není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)
<br> - má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např.posouzení dodržení lhůty)
<br> - u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku
<br> - je-li adresa odesílatele pouze na obálce
<br> - u stížností
<br> Čl.3
Evidence dokumentů
<br> 1.Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden pod...